Как се разработва проект

Как се разработва проект-от Катя Стоянова, "Всичко за европеският съюз"



ВЪВЕДЕНИЕ:




Умението да се разработват ефективни проекти и печеливши предложения за тяхното финансиране е важна предпоставка за устойчивото развитие на дадена организация.

І.ПЛАНИРАНЕ НА ЕФЕКТИВЕН ПРОЕКТ
ЩО Е ПРОЕКТ? ХАРАКТЕРИСТИКА НА ПРОЕКТА.

По своята същност проектът представлява решение на конкретен проблем.
В литературата се срещат различни определения на понятието “Проект”.Ето някои от тях:
• Комбинация от задачи и действия, организирани за постигане на определена цел;
• Обещания за постигане на определен резултат за определено време чрез необходимите за това действия,разпределени в ясни и управляеми стъпки;
• Човешка дейност за постигане на конкретна цел в определено време и с определени ресурси;
• Дейности, провеждани за определен период от време за постигане на определена цел или задачи на организацията;проектът може да бъде иницииран,за да се реши определен проблем или да се удовлетвори дадена възможност чрез поредица от съгласувани действия.
Добрия проект трябва ясно и кратко да отговаря на следните въпроси:
• Защо? / проблемът/;
• Какво? / целите /;
• Кои? / целевата група /;
• Как? / дейностите /;
• Кога? / рамка във времето /;
• Колко? / средствата /.
Като всяка човешка дейност проектът има свои характеристики. Основните от тях са:
• Той е уникален – зад него стои нова,различна и оригинална идея.
• Той е ограничен във времето.
• Той създава промени – води до измерима разлика.При всеки успешен проект промените остават след приключването му.
• Той има цел – не е сбор от несвързани помежду си дейности.
За да реализираме проекта,на нашата организация са и необходими средства.Един от най-често прилаганите начини, за да си ги набавим, е да подготвим предложение за финансиране на проекта до подходящия донор.

ІІ. ПОДГОТОВКА НА ПРЕДЛОЖЕНИЕ ЗА ФИНАНСИРАНЕ НА ПРОЕКТ
КАКВО ПРЕДСТАВЛЯВА ПРЕДЛОЖЕНИЕТО ЗА ФИНАНСИРАНЕ И КАКВА Е ЦЕЛТА?

Предложението за финансиране е писмена молба за финансиране на проекта в две части – текстова/техническа/ и финансова/бюджет/.
Целта на предложението е да се опишат потребностите или проблемът, за който си иска финансиране, начините, по които проектът ще удовлетвори тези потребности, и да се обоснове исканата сума за финансиране.

С КАКВИ ДОКУМЕНТИ ТРЯБВА ДА РАЗПОЛАГА ОРГАНИЗАЦИЯТА, ЗА ДА Е ГОТОВА ДА КАНДИДАТСТВА ЗА ФИНАНСИРАНЕ?

Всички донори биха желали да имат информация за организацията, чийто проект ще финансират.Необходимо е организацията да разполага с комплект документи, които може да използва винаги,когато е необходимо.Основните документи, които се изискват от повечето донори са:
• Последен годишен отчет за дейността на организацията – най-често се изискват отчет за дейността,годишен счетоводен отчет и баланс.Добре е счетоводния отчет да е копие на документа,представен в статистика или в данъчна служба,за да е убеден донорът в неговата истинност;
• План за работата през настоящата календарна година.От този план донорът би искал да разбере какво ще прави организацията през годината,как тя планира работата си и най-вече дали проектът,за който се иска финансиране, е сред дейностите,които организацията е планирала да извърши.
• Копие от устава на организацията.От това копие ясно личи дали проектът попада в програмните цели на кандидатстващата организация и в каква степен съответства на мисията,целите и задачите и.
• Информационна дипляна. Тя е визитната картичка на организацията.Добре е да бъде представена на донора като част от документите за кандидатстване за финансиране или на предварителна среща с него – при представяне на донорската програма,при консултации и др.В дипляната трябва да бъдат отбелязани мисията на организацията, кратка история,най-важните реализирани програми, дейности и проекти, структура на организацията, успехите,лицата представляващи организацията.

• Други документи, представящи управлението на организацията.Това са стратегическия план за развитието и,маркетингови проучвания,план за вътрешен мониторинг на дейността.Документите са доказателство за зрялост на организацията и за професионализъм в управлението и във всички случаи биха повишили доверието към кандидата.

• Публикации в медиите,благодарствени писма,препоръчителни писма от други донори или авторитети.

ІІІ. ПОДГОТОВКА НА ПРЕДЛОЖЕНИЕ ЗА ФИНАНСИРАНЕ.

Предложението за финансиране се изготвя в специален формуляр.Структура на предложение за финансиране и информацията, която трябва да се съдържа.

1. ПОДГОТОВКА НА ТЕХНИЧЕСКАТА ЧАСТ НА ПРЕДЛОЖЕНИЕТО ЗА ФИНАНСИРАНЕ.

Придружително писмо – в писмото е редно донорът да се информира,че кандидатът му изпраща определения брой екземпляри с предложение за финансиране и да се упомене съдържанието на предложението.Ако в пакета от документи няма съдържание на предложението,такова съдържание трябва да има в придружителното писмо.

Заглавна страница.
Тя трябва да съдържа следната информация:
• Наименование на проекта:кратко и привличащо вниманието.Добре е заглавието да подсказва какъв е резултатът на проекта.Много често организациите, опитвайки се да формулират заглавието,записват целта на проекта,което в повечето случаи е неприемливо.Допустимо е в заглавието да има хумор,закачка,цитат, който се помни лесно.Дългите и тромави изрази за заглавие не биха привлекли ничие внимание,включително и това на потенциалния дарител.
• Име на организацията: обикновено се изисква името да бъде записано на български и на английски език.Ако името на организацията е много дълго и ще утежни текста на предложението, добре е в скоби да се изпише абривиатурата, която ще се използва в текста.
• Дата: тя удостоверява актуалността на предложението.
• Продължителност: ако донорът изрично не е упоменал друго, изписват се началото и края на проекта.Често кандидатстващата организация е затруднена да определи началото на проекта, тъй като зависи от началото на финансирането, а то не винаги е ясно.В такъв случай продължителността се определя в години,месеци или дни.
• Стойност: сумата,необходима за цялостната реализация на проекта,се представя в паричната единица,посочена от донора.В случай на съвместно финансиране на проекта от страна на няколко организации / включително и собствено участие/ сумата, за която се кандидатства пред съответния донор, се посочва отделно за всеки от партньорите.

Резюме
Това е лицето на предложението.Този текст е първата среща на оценяващите по проекта.Резюмето ще бъде многократно четено и обсъждано по дългата верига на оценяване.При успех на проекта резюмето ще бъде представено на медиите,WEB – страницата на финансиращата организация,пред останалите кандидатстващи за финансиране граждански организации.Информацията трябва да бъде ясна,точна,информативна и кратка.Обикновено донорът поставя ограничения за обема на резюмето /най-често не повече от 10 реда/,но ако такова липсва, добре е обемът да не е повече от 1 страница.
Резюмето задължително трябва да дава кратка информация за:
• Проблема довел до проекта;
• Целта;
• Целевата група на проекта;
• Дейностите на проекта;
• Резултата.
Един възможен и ефективен подход за структуриране на предложението дава системният подход в управлението.Той разглежда управлението на една система / каквато е един проект / като съвкупност от четири компонента:

ВХОД – ДЕЙНОСТ – ИЗХОД – ЕФЕКТ

ВХОД – проблема на целевата група,за която ще работим;
ИЗХОД – резултата/продукта на проекта;
ЕФЕКТ – устойчивия общ резултат, който ще остане като въздействие от проекта.
При подготовка на резюмето е възможно да бъде използвана следната структура:

ЕФЕКТ / общо устойчиво въздействие/

ИЗХОД / продукт,резултат /

ДЕЙНОСТ

ВХОД / проблема на целевата група/

Тръгвайки отзад напред, ние първо заявяваме на донора какво искаме да постигнем, от което той най-много се интересува.Добре е резюмето да се формулира последно, след като целият проект е готов,за да може да се извлече сентенцията от цялата разработка.
В резюмето не трябва да има информация и данни, които не се съдържат в основния текст на предложението!

Обосновка.
Тази част от предложението представлява информация за необходимостта довела до създаването на проекта.И чрез нея се дава отговор на следните въпроси:
• Каква е историята на проблема?
• По какъв начин проблемът е свързан с мисията на организацията и с плановете и за работа?
• Какъв е мащабът на проблема?
• Защо е важно да се реши проблемът?
• Какви предварителни проучвания по проблема са направени – статистически данни,анкети,срещи с целевите групи.Нужно е да се опише проблемът от гледна точка на целевата група.Добре би било дори, ако донорът не изисква това, да се приложат доказателства за направените проучвания - анализи на анкети, протоколи от срещи,публикациии в местни и в централни медии?
• Как резултатите от проекта ще допринесат за решаването на проблема? – Добре е обсновката да е подкрепена с цитати или извадки от важни местни,национални и международни документи.Когато например проектът решава проблем, свързан със стратегическия план за развитие на териториалната общност, организацията доказва сериозна обществена ангажираност.Нужно е да се подчертае връзката на проблема с целите на донора и на програмата, по която се кандидатства.Препоръчително е последователността в изложението на фактите да върви от общото към частното.

Цел
Целта трябва да произтича от проблема.Целта трябва да бъде формулирана ясно и кратко.Допустимо е целта да бъде формулирана общо за проекта или в два раздела – обща/и и конкретни цели.В такъв случай трябва да се има предвид,че:
Общата цел е отворена за развитие;
Конкретните цели трябва да бъдат ясно определени и постижими в рамките на проекта.

Целева група
Целевата група трябва да бъде конкретно дефинирана и количествено определена.Трябва да се посочи точно колко души ще се ползват от продуктите на проекта.Необходимо е да се опишат характеристиките им – възраст,пол,образование,етническа и религиозна принадлежност.Тази част от предложението трябва да има много тясна логична връзка с описанието на проблема.

Дейности/методи.
Тази част от предложението трябва да отговори на въпроса – Какво конкретно ще направим,за да постигнем целите на проекта?.Дейностите трябва да бъдат реалистични,постижими във времето и обезпечени с ресурси.Важно е да се докаже,че организацията има кадрите,опита и знанията да изпълни дейностите, а когато част от тях липсват, е съумяла да привлече партньор, допълващ ресурса и.
В много предложения за финансиране не се прави разлика между целите и дейностите на проекта,като дейностите се описват много общо.
Предложение, в което не съществува логична връзка между проблем,цел и задачи,няма шанс да получи финансиране!

Разписание на времето,план за действие,график на дейностите.
В тази част на предложението се изисква дейностите да бъдат разположени във времето – да се представи т.н.график на дейностите.
Ако донорът не е представил специални изсквания за това,би могло да се използва следната таблица:


Добре е дейностите да бъдат разположени равномерно във времето. Препоръчително е първият месец да се отдели за организационни дейности – много често реализацията на проекта трябва да започне от датата на подписване на договора, а сумата пристига по-късно.
Очаквани резултати.
В тази част конкретно трябва да се опише какво ще последва в резултат от реализацията на проекта. Необходимо е резултатите да бъдат количествено измерени – колко хора ще бъдат обучени,колко декара терени ще бъдат почистени,колко работни места ще бъдат създадени.В този раздел трябва да бъде описано как ще се разпространяват продуктите на проекта.Донорът би искал да знае как ще се поддържат резултатите след приключване на проекта.Тук трябва да бъдат отбелязани основните рискове за постигане на резултатите / ако не е разработено в отделен пункт/.Нужно е да се предвиди как могат да се преодолеят основните рискове за проекта.

Представяне на организацията.
1.История на организацията;
2.Управленска структура;
3.Опитът и способността на организацията да изпълни проекта;
4.Списъкът на основните лица от управителното тяло и персонала и тяхната роля в проекта;
5.Възможностите на организацията да управлява финансови средства, референции от предишни одити.
Важно е донорът да се убеди,че проектът е в пълно съответствие с мисията на организацията.Финансиращите агенции са особено заинтересовани да научат повече за финансовия мениджмънт на организацията, особено за това как функционира счетоводната система и как тя би отчела разходите по проекта.
В критериите за оценка на проектите особена тежест имат показателите, отчитащи ресурса на организацията,позволяващ и успешно да реализира проекта – опит, кадри, реализирани обучения, ниво на управление, степен на привличане на доброволци, партньорства и обществена подкрепа.

Партньорите
Наличието на партньори носи допълнително точки в оценяването на предложението.Оценяват се високо партньорствата на местните власти и бизнеса.В повечето случаи донорите изискват писмено съгласие на партньорите да работят по проекта и да съществува документ за партньорство – писмо,декларация,договор.Необходимо е точно да се очертае ролята на партньора и неговите отговорности в проекта.Ако е налице съгласие за финансово участие,то трябва да бъде точно дефинирано.

Изграждане на система за оценка и контрол на изпълнението / вътрешен мониторинг /
Тук е особено важно да се предвиди ролята на целевата група в развитието на проекта,като се отговори на въпросите:”Какви механизми ще отчитат нейните оценки за ефективността на дейностите и как групата може да влияе върху хода на проекта”.

Рискове
Необходимо е да се направи кратка оценка за тях.Редно е да се планира как биха могли да се сведат до минимум рисковете и какво ще се случи,ако те възникнат.

Устойчивост
Тази част от предложението трябва да включва:
• Дългосрочното въздействие на проекта;
• Начина на възпроизвеждане на проекта;
• Как ще продължи действието на проекта след неговото приключване.

Логическа рамка / матрица / на проекта.
Рамката се състои от /1/ вертикална логика:йерархия на целите и съответните критични предположения, и от /2/ хоризонтална логика: показателите и източниците за сверяването им.

Приложения
Трябва да се приложи набор от документи ,част от които са задължителни – устав,списък на управителното тяло,отчети за дейността, планове, удостоверение за акуалност,добре е да бъдат приложени и следните документи:
1. Писма от ключови фигури за подкрепа на проекта.
2. Автобиографии на членовете на екипа/задължително за счетоводителя и ръководителя/.
3. Копия от протоколи, от срещи,на които проектът е дискутиран.
4. Подкрепа на партньори.
5. Длъжностни характеристики.

2.ПОДГОТОВКА НА ФИНАНСОВАТА ЧАСТ

Видове разходи.Характеристика.
Разходите в един проект могат да се разделят на:
Преки разходи. Те се правят само заради проекта.Предназначени са за обезпечаване изпълнението на планираните дейности.Организацията прави тези разходи само защото е създала този проект.

Поделени разходи – Това са разходи,които проектът споделя с други проекти и услуги.От икономична гледна точка за изпълнението на даден проект е по-изгодно някои разходи да се поделят.Примери за такива разходи могат да бъдат наеми за сгради,за комуникации,административна подкрепа и ресурси.

Непреки разходи – Те не са пряко свързани с проекта, но се поемат от него като административни разходи или разходи за управление.В тях се включват поделени организационни и управленски разходи и такси.Тези разходи не са директно свързани с преките разходи по проекта.Такива могат да бъдат възнаграждения на персонала,ангажиран с организацията и управлението на проекта,разходи за командировки на ръководителя или счетоводителя на проекта при реализиране на дейностите, разходи за комуникации,за консумативи за офистехника, свързани с организацията и управлението на проекта и др.Обикновено във формулярите на финансиращите организации
разходите са дадени в две основни пера – непреки разходи /разходи за организация и управление / и преки разходи.
Остойностяване на проектните дейности;
Много често проектите се остойностяват на по-ниски цени;
Разходите за проекта са повече от очакваните;
Разходите трябва да са обосновани;
Начинът, по който се разпределят разходите, може да бъде условен – няма стриктни правила, по които се определя кои разходи са преки,поделени или непреки.Пример: Една НПО работила по 5 местни проекта.Координаторката преценила,че не е правилно да отнася цялата си заплата към непреките / административни/ разходи.Вместо това тя изчислила как е разпределила времето си и установила,че 40% от него е посветила на основната си дейност на организацията,30% отивали за наблюдение и подпомагане на работата по проекта /поделен разход/ и 30% и оставали за два проекта, които извършвали реални преки планирани дейности / преки разходи,отнесени към двата проекта/.

Заплащане на персонала
Водете се от стандартите на заплащане за съответния труд, от средната работна заплата в региона.Формулирайте работа, а не длъжности.
Например:организация на среща, а не организатор.Това ще Ви позволи да комбинирате задължения и да формирате гъвкавата структура на заплащане.Определяйте размера на възнаграждението почасово, а не като обща сума.Не забравяйте да планирате полагащите се задължителни осигуровки,които работодателят /възложителят/ трябва да внесе върху възнагражденията според вида договор – трудов или граждански:държавно обществено осигуряване,здравно осигуряване и допълнително задължително пенсионно осигуряване.

Заплащане за стоки и услуги
Водете се от реалните пазарни цени,броя на изделията,възможностите да ползвате отстъпки,да освобождавате от ДДС и др.Изисквайте оферти, планирайте увеличение на цените.Съобразете се с изискването на финансиращата организация по отношение на ДДС, мита и други данъци върху стоките и услугите – признава ли ги, или не.Ако такива разходи не се поемат от донора, планирайте ги като Ваш принос.

Банкови такси, налози и други удръжки
Често организациите пропускат да планират банкови такси за обслужване на сметката,по която получават средствата от донора.Някои банки удържат комисионни при транфера на средствата по сметката и тези разходи понякога не са малки.Консултирайте се с финансиращата организация дали признава такива разходи, за да прецените за чия сметка да ги планирате в бюджета.

А нефинансовите източници?
Необходимо е да се остойностяват разходите за поддържане на офис, а ако той се ползва безвъзмездно или организацията заплаща за него наем – отчита се времето,за което се предоставя офисът за даден проект,като се вземат предвид реалните разходи, които биха се платили за това.
За предпочитане е организацията да залага средства за издръжка на офиса от страна на донора, когато това е възможно.Ако друга организация предоставя безвъзмездно услуги или изделия /награди,храна или други предмети/,те трябва също да бъдат остойностени в бюджета по проекта.Тези разходи се явяват като нефинансов принос на организацията, която ще Ви бъде партньор по проекта.

ИЗГОТВЯНЕ НА БЮДЖЕТ, СТРУКТУРА НА БЮДЖЕТ.

Добре разработеният бюджет се характеризира с това, че той показва пълно съответствие на планираните дейности с планираните ресурси.


Само когато абсолютно всичко,необходимо за реализацията на даден проект, е включено в бюджета му, може да се каже,че той е пълен.Класиране на някои разходи както следва:
Раздел “Разходи за организация и управление” в него се включват:
Възнаграждения / заплати / на:
• координатор;
• счетоводител;
• организатор от партнираща организация.
Административно - стопански разходи:
• наем и консумативи за офис;
• консумативи за офистехника;
• телефонни и пощенски разходи;
• банкови такси.

В раздел “Преки разходи” влизат всички разходи за обезпечаване на дейностите по проекта,обикновено групирани по вида на разхода.Някои донори изискват разходите да са описани като подперо на основната дейност.Например:
Основно перо:семинар на тема”Комуникативни умения”.
Подпера:
• храна за участници;
• квартирни за участници;
• транспортни разходи;
• наем за зали и технически средства;
• учебни пособия;
• канцеларски материали – хартия, химикали и др.;
• хонорари на лектори.
Важно е да се обърне внимание, когато има предоставен формуляр за кандидатстване, в кой раздел на бюджета е заложено разписването на хонорарите – дали в първата част при различните възнаграждения, или към основната проява.

Вариант за попълване на таблица “Остойностяване на дейности по проект”, може да го срещнете във формуляр за кандидатстване под името”Обосновка на бюджет”.


След като внимателно са разписани всички необходими ресурси за реализацията на проекта, следва да се разработи и обобщен бюджет на проекта, за да се даде представа за необходимите ресурси за цялостната му реализация.Това се постига чрез сумиране на еднаквите ресурси, записани под всяка отделна дейност.Например, ако за всяка дейност са ви необходими канцеларски материали,обобщеното бюджетно перо”канцеларски материали” ще е сума от всички суми, записани за всяка дейност.По този начин се получава следната таблица.

Сега вече е ясно каква част от необходимите ресурси ще бъдат т.нар.”материален принос” и каква част ще бъдат необходими средства, за които ще се подготвя проект за кандидатстване пред финансираща институция.”Материалният принос” е всичко, което ще бъде набавено като ресурс за реализацията на проекта без директно заплащане на средства.Например ако по проекта ще работят 2 – ма души от общинската администрация в продължение на 3 месеца,техните заплати,заплащани от общинския бюджет, са “материален принос” на партньора.
Предлагаме вариант на обобщен бюджет:


ПАРИЧЕН ПОТОК

Това не е достатъчно, за да приключи работата по бюджета.Значим е въпроса как да се разпределят средствата във времето.Планирането на т.нар.”поток на средства” е важен, както и необходимите ресурси за реализацията на проекта.Защото не е единствено важно да се знае, че ресурсите/ в частност парите/ ще бъдат на разположение на организацията за изпълнението на дейностите, но също е важно те да бъдат на разположение точно когато трябва да се правят разплащанията.Тази информация се изисква от донорите, тъй като те трябва да са в състояние да направят и своя план за разплащане с финансираните организации.Този финансов план се разработва лесно при наличието на добро разписание в оперативния план и разпределение на необходимите ресурси по дейности.Той може да се направи за всеки месец или за тримесечие, какъвто обикновено е периодът за отчитане на проекти към донори и съответно за получаване на траншове.
Може да се използва следната примерна таблица:


В таблицата се вписват само средствата, които донорът трябва да Ви предостави за реализиране на проекта, а не цялата необходима сума.


Пример за паричен поток:


Добре е кандидатстващата организация да представи пред донора обобщена справка за необходимите и средства за реализиране на дадена идея, от която да се вижда какви средства са и необходими и какви средства и услуги тя осигурява.
Справката може да има следния вид:


Когато имате осигурени средства / в пари или в услуги / от други източници, задължително представете пред финансиращата организация писмо от спонсора или от партньора ви, в което те гарантират предоставянето на тази помощ, както и описанието, в какво ще се изразява тя.
Когато разработвате бюджета на даден проект при финансиране по определена програма,не забравяйте внимателно да се запознаете с условията, поставени от финансиращата организация по отношение на:
• размера на дяловото участие;
• вида на дяловото участие – материален,нематериален или смесен;
• кой трябва да осигури дяловото участие – самата организация, партньорите или общо;
• размерът на дяловото участие спрямо коя сума да бъде изчислен – спрямо общата стойност на проекта или не;
• какъв е максималният допустим размер на административни разходи –процент спрямо общата стойност на проекта ли е или спрямо исканата финансова помощ;
• спазено ли е изискването за размера на административни разходи;
• допуска ли се закупуване на техника;
• за чия сметка са ДДС,митото, ако е разрешено закупуване на техника;
• допуска ли се със средства от финансиращата организация да се изплащат осигуровки,данъци,банкови такси или не.

ІІІ.КАК ДА СЕ ПИШЕ

Правила за писане на проект:
1.Уловете вниманието на донора още с първото изречение! – Той трябва да ви запомни,въпреки че понякога чете по десетки предложения.Заглавната страница и резюмето трябва да го впечатлят!
2.Използвайте езика на донора! – Може би това не е вашият език, но използването на термини и фрази,приети от него, не само ще ви спестят объркване в терминологията,но ще покажат,чи вие познавате стила на тези, от които очаквате финансиране.
3.Изразявайте сигурност, а не надежда! – Не използвайте думите “би могло”,”би трябвало”,”ако проектът бъде финансиран”.Използвайте “ще”.
4.Използвайте кратки параграфи! – Много често дългите описания показват липса на конкретност и остават неразбрани.
5.Не се страхувайте от чувството си за хумор! – Използвайте метафори,сравнения.Това също е начин да бъдете запомнени.
6.Когато е възможно, се изразявайте в цифри! – Цифрите говорят за конкретност в проучванията на проблема и очакванията за резултатите.
7.Информацията, за която няма място във формуляра, оформяйте в приложения. – Моделът, по който ще бъде оценявано предложението Ви, е съобразен с формуляра,който попълвате.Не затруднявайте оценяващите!
8.Пишете в трето лице! – Не “аз”, а “организацията”!
9.Бъдете реалистични! – Не се опитвайте да покажете, че ще свършите повече, отколкото можете.
10.Изразявайте се разбираемо и конкретно! – Предложението ви трябва да е организирано в логична последователност, да тече гладко и да е проверено за граматически и правописни грешки.
11.Бъдете искрени! – Големите донори и финансиращи организации имат много добре организирани системи за оценяване.

КОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ Е УСПЕШНО

Можем да изброим няколко характеристики на доброто предложение.То:
• Подкрепя целите на донора;
• Съдържа конкретни и постижими резултати;
• Има вътрешна последователност между отделните части.Демонстрира връзка между проблем,цели,дейности и целева група;
• Демонстрира съзвучие и взаимно допълване на двете части – бюджет и техническа част;
• Дава отговор на въпроса защо точно вашата организация и нейният персонал трябва да изпълнят точно този проект;
• Носи белезите на устойчивост;
• Икономически е ефективно.

ПОМОЩНИ ВЪПРОСИ ПРИ НАПИСВАНЕ НА ОТДЕЛНИТЕ РАЗДЕЛИ НА ПРОЕКТА

Обосновка:
• Защо трябва да се реализира този проект?
• Кой ще има полза от него и по какъв начин?
• Ще бъдат ли тези ползи по-големи от възможните разходи?
• Какви странични полезни ефекти ще генерира проектът?
• Вписва ли се проектът в местната социална и културна среда?

Цели:
• Какво е крайното състояние, което искате да постигнете с изпълнението на проекта?
• Какви са дългосрочните, средносрочните и краткосрочните цели?

Целева група:
• Към кого е насочен този проект?
• Колко души ще се ползват от резултатите?
• Какви са техните характеристики – пол,възраст, местонахождение, етническа принадлежност и др.?

Дейности:
• Какво и каква последователност ще бъде извършвано в хода на проекта?
• Свързани ли са тези задачи помежду си?Свързани ли са с целта и с очакваните резултати?
• Описани ли са ясно дейностите по отношение на време,място, количество и качество?
• Ще доведат ли тези дейности до желаните резултати?
• Не забравяте ли някои стъпки? Или задачи?

Ресурси:
• Какъв персонал е необходим за изпълнение на проекта?
• Какви материални ресурси са необходими / оборудване,материали и др./?
• По кое време ще бъдат нужни тези ресурси и за какъв период от време?
• Къде ще са необходими тези ресурси?

Партньори:
• Кой е партньорът ви и какво е характерно за него?
• Защо участва в проекта?
• Какви ресурси на организацията ви допълва?
• Какво ще върши в проекта? Кога?
• Какво ще даде?
• Какво ще получи?

Резултати:
• Какво ще се получи при завършване на проекта?
• Описани ли са тези резултати по отношение на количество, качество,време и място?
• Ще доведат ли тези резултати до изпълнение на целите на проекта?

Управление:
• Кое е основното звено за управление на проекта?
• Каква е управленската структура?
• Как работи тази структура?
• Кой за какво е отговорен?
• Какъв е механизмът за контрол и оценка?

НАЙ -ЧЕСТО ДОПУСКАНИ ГРЕШКИ

Най-честите от тях са:
• Нарушаване на формалните условия за участие;
• Нуждите на целевата група не са проучени;
• Проектът е изолиран.Той няма поддръжката на целевата група,на обществеността,на членовете на самата организация.
• Целта не е дефинирана точно;
• Липсва устойчивост на проекта;
• Предложението не демонстрира проучване на проблемите на целевата група и нейното участие в реализацията на проекта;
• Няма кореспонденция между цели – дейности – резултати;
• Предложението не кореспондира с целите на кандидатстващата организация;
• Предложението не отговаря на целите на донора.

КАК ДА СЕ ПРЕДПАЗИТЕ ОТ ДЕКЛАСИРАНЕ ПО ФОРМАЛНИ КРИТЕРИИ?

Внимателно се запознайте с условията, поставени от финансиращата организация, по отношение на:
• Продължителност на проекта;
• Размер и вид на дяловото участие;
• Кой трябва да осигури дяловото участие – самата организация, партньорите или общо;
• Спазено ли е изискването за размера на административните разходи;
• Допуска ли се закупуване на техника и за чия сметка са ДДС и митата;
• Ако е посочено откога може да се реализира проектът,спазен ли е този срок;
• Спазен ли е срокът за подаване на предложение – дата,час,по пощата или на ръка.

КАК ДА ИЗБЕРЕТЕ ДОНОРА

Непрекъснато да се следи информацията за финансиране по проекти и програми.Да се създаде база данни на организациите, които финансират проекти на нестопански организации:
• Адреси,телефони,ръководители;
• Приоритетни дейности,които се финансират;
• Приоритетни тематични области;
• Какво се финансира – само дейности или и управление на проекти;
Донорите не гледат добре на предложения от организации, кандидатстващи по програми,които не са в приоритета на дейност на самата организация и не съответстват на мисията и целите и.



Заключение: Не забравяйте да благодарите на донора за получената финансова подкрепа, както и да популяризирате неговата помощ сред обществеността.

Прикачени файлове

 Manual__projects.pdf